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Ventajas de tener una centralita telefónica en tu empresa

Ventajas de tener una centralita telefónica en tu empresa

 

Hay tecnologías que son totalmente imprescindibles para las pequeñas y medianas empresas y una centralita telefónica es una de ellas.

No importa si es una empresa de automoción o pequeño taller, si es una empresa de comercio electrónico o marketing o bien si se dedica a repartir tartas, una centralita telefónica es totalmente necesaria en tu compañía. Y la razón no es otra que llega un momento en que tu empresa crece, los clientes aumentan, los proveedores no dejan de llamar y debes facilitar a todos ellos un sistema que gestione todas sus llamadas con la adecuada atención telefónica y calidad que se merecen.

 

¿Lo primero de todo es: ¿qué es una centralita telefónica?

 

 

Una centralita telefónica es un aparato electrónico que nos permite centralizar todas las conexiones telefónicas de nuestra compañía. La razón principal de su instalación es minimizar el número de conexiones que hay que hacer entre los diferentes dispositivos telefónicos, consiguiendo de esta forma abaratar la instalación de la red.

Sin embargo, su elección no es nada fácil ya que existen diferentes tipos de centralitas telefónicas y escoger la adecuada dependerá de varias cosas, por ejemplo, como de grande es nuestra empresa, cuántos aparatos queremos conectar a nuestra red, etc.

 


 

 

Lo primero es saber los tipos de centralitas que existen, hay tres tipos:

 

Analógicas

 

Son las clásicas centralitas conectadas a la Red de Telefonía Básica o RTB –también llamada RTC (Red de Telefonía Conmutada).

Su diseño está pensado para transmitir únicamente voz, aunque también se pueden usar datos, como en un fax. Aunque son algo anticuadas y sirven para gestionar llamadas, lo bueno es que puedes conectar las líneas entre sí y a su vez con sus extensiones.

 

Digitales

 

Más modernas que las anteriores, son las conocidas como RDSI (Red de Servicios Integrados), diseñadas para usarse con otras redes telefónicas digitales y ofrecer datos y voz a la vez.

Un punto positivo de estas es la reducción de líneas, ya que pueden usarse dos por una única línea. Además hay más ventajas, ya que puedes saber quién te llama, hacer marcación directa, llamadas en espera, etc.

 

Centralita de Voz Ip

 

VoIP (Voice over IP, en inglés), también conocido por Voz sobre IP, permite mantener conversaciones telefónicas gracias a Internet a través del protocolo IP.

El envío de la señal digital se hace mediante paquetes de datos. Una centralita de Voz Ip no deja de ser un equipo telefónico que se comunica a través de Internet. Lo bueno de una centralita IP es que apenas necesita instalación y es más fácil de configurar y ajustar que las anteriores.

 

 

¿Cuáles son las ventajas de tener una centralita telefónica?

 

No perderás ninguna llamada y fidelizarás a tus clientes

 

Con una centralita telefónica en tu empresa verás disminuir el número de llamadas que puedas perder. Cualquier persona que se ponga en contacto por vía telefónica con tu empresa pidiendo información de cualquier tipo es alguien que puede convertirse en tu cliente, ya que le interesan tus productos y servicios. Y la clave de un negocio son los clientes, por tanto es muy importante no perder ni una llamada de un potencial cliente.

 

 

Además, la centralita ofrece a las PYMES la posibilidad de mantener a la espera hasta que la extensión de la persona con la que quiere hablar el proveedor o cliente esté finalmente libre. 

 

Ahorro de costes

 

El coste que puedas evitar en tu compañía y en especial, en las comunicaciones, es un factor que como empresarios has de valorar a la hora de realizar una inversión.

Por eso mismo, invertir en una central telefónica ayuda a reducir los costes, entre otras cosas porque ayuda a mejorar la eficiencia y la comunicación interna de tu compañía. Otro ahorro es la instalación de la red. Además, hay centralitas de todos los precios que se ajustan a cualquier presupuesto.

 

Flexibilidad y escalabilidad

 

Un aspecto muy importante a la hora de contratar o comprar una centralita telefónica es que se adapte a tu negocio.

Como la mayoría de los empresarios aspiran a que su pequeña empresa crezca y conseguir más clientes y ventas, es normal que busquen un sistema de telefonía que crezca al mismo ritmo que su empresa. En otras palabras, buscas flexibilidad, una centralita que se adapte a ti y no tú a ella.

La escalabilidad es otro aspecto muy relevante a la hora de comprar una centralita.

Una centralita telefónica puede modificar su funcionamiento a medida que necesites más servicios; por ejemplo, si tu empresa crece o cambian los hábitos de tus clientes, es importante que cuentes con una centralita escalable. Las PYMES necesitan un sistema de telefonía que sea escalable y que se adapte a un ambiente de trabajo cambiante, donde los horarios traten de ajustarse a las costumbres de los clientes e incluso a las de los trabajadores.

Actualmente, en el mercado existen centralitas telefónicas a las que les puedes ir añadiendo extensiones según necesites más líneas. A medida que contrates más personal necesitarás más números, por tanto, necesitarás aumentar las líneas o extensiones iniciales.

Las extensiones son el número de líneas instaladas en la oficina, cada una de las cuales puede estar vinculada a un teléfono. Un ejemplo: no es lo mismo contar con una centralita telefónica para una PYME de cinco personas que para una integrada por veinte trabajadores.

La decisión final del número de líneas de extensión que vaya a tener tu empresa debe tomarse en base al número de puestos importantes que requieren una conexión telefónica las veinticuatro horas del día. Por ejemplo, una empresa que se dedica en exclusiva a una actividad más comercial es casi seguro que necesite más líneas de extensión que una empresa dedicada al desarrollo de productos.

 

Mejorarás la imagen corporativa de tu empresa

 

Un motivo importante para contratar una centralita es ofrecer una imagen cuidada de la empresa en todos los aspectos que le rodean.

Una centralita telefónica te permite mostrarte al exterior como una empresa profesional y de gran tamaño a la que le importa su imagen externa. Hay que recordar que para muchas empresas es importante el contacto telefónico con sus clientes y puede ser una razón de peso a la hora de vender sus servicios; es importante, por tanto, cuidar todos esos aspectos.

 

 

Una forma de mejorar nuestra imagen es tener la posibilidad de mostrar un mensaje de bienvenida a los clientes que llaman a la empresa, como hacer que escuchen una canción como tono de espera mientras esperan o darles la posibilidad de elegir con quién quieren hablar, que son detalles de marketing que mejoran tu imagen corporativa.

 

Optimiza la gestión interna

 

Tener una centralita telefónica permite saber cuándo alguien está o no en su puesto, si está llamando o si está usando su teléfono móvil.

Si la empresa es grande, puedes llamar directamente a la extensión de la persona con la que te quieras comunicar, optimizando de esta forma la gestión interna de tu compañía.

 

Incrementa la comunicación y la eficiencia

 

No hay nada más odioso para tus clientes que esperar en silencio o ser atendido oyendo una desagradable melodía.

Con una centralita que gestione todas tus llamadas, podrás configurar una melodía agradable, un mensaje personalizado para desviar llamadas o atender las de tus clientes. A mayores, para esas situaciones en las que alguien llama y transcurre un momento sin que su llamada sea atendida, puedes configurar en la centralita la opción de rellamada para que la persona afectada no espere en balde. Estas configuraciones que ofrecen las centralitas ayudan a mejorar la comunicación y eficiencia de tu empresa.

 

Características básicas

 

Dependiendo del tipo de centralita que compres tendrás unas u otras prestaciones porque no todas ofrecen las mismas características. Sin embargo, las opciones básicas que toda centralita ofrece son las siguientes:

   -Transferencia de llamadas.

   -Identificador de llamadas.

   -Llamada en conferencia.

   -Autorrespuesta.

   -Desvío de llamadas.

 

 

Integración con la telefonía móvil

 

Hoy en día todo el mundo tiene un smartphone y la tendencia es una reducción de las líneas fijas para usar más las llamadas a móviles.

 

 

 

La razón es que los teléfonos móviles reducen los precios de sus tarifas por venderse cada día más, mientras los precios del teléfono fijo se mantienen constantes. Es importante pues la elección de una centralita que permita atender llamadas, datos e incluso documentos desde cualquier móvil, adaptándose a esta tendencia.

 

Por último, te recomendamos estos consejos que debes tener en cuenta a la hora de elegir una centralita telefónica

 

Aunque cada día se usa menos, el fax aún sigue teniendo vigencia. Nuestra recomendación es que la centralita telefónica que compres tenga la opción del uso del fax.

Otro consejo digno de consideración es que tengas en cuenta la futura expansión y el crecimiento en número de empleados de tu empresa para elegir adecuadamente una centralita telefónica. Si tienes dudas y no sabes qué centralita escoger, déjate aconsejar por un profesional y escoge una intermedia, pues siempre podrás ampliar extensiones y servicios en el futuro.

Es importante que compres una centralita que te ofrezca soporte remoto y un servicio de garantía.

Y finalmente, el servicio de multiconferencia es una opción que toda centralita que se precie debe tener.