Loading...

3 razones por las que contratar una centralita telefónica

3 razones por las que contratar una centralita telefónica

 

Un aspecto fundamental a la hora poner en marcha cualquier tipo de negocio es haber reflexionado antes sobre toda una serie de variables que, sin duda, influirán en la toma de decisiones inicial. Cuestiones como el tamaño de la compañía; su actividad; los objetivos a corto, medio y largo plazo; o la manera en la que atenderemos a nuestros clientes y proveedores.

 

En este último punto, lo esencial es contar con un sistema eficaz que permita, desde cualquier área o región de la empresa, dar rápida respuesta a las demandas y peticiones tanto de clientes externos como internos. Además de a todas aquellas figuras que, sin ser consumidores finales de nuestro servicio, son partes importantes de él, por tratarse de distribuidores o abastecedores de nuestro propio negocio.

 

Para ofrecer una serie de soluciones claras y con rapidez a estos y otros asuntos, un buen modelo es el de la centralita telefonica. Un sistema de comunicaciones capaz de gestionar y administrar todas las llamadas que diariamente entran en nuestra empresa.

 

 

La importancia de las centralitas telefónicas

 

Resulta hasta obvio que debemos contar con algún método resolutivo que se haga cargo de mantener conectados todos los accesos telefónicos de nuestra compañía. Esto implica, a su vez, tener un registro de su actividad telefónica, que, por otro lado, estará centralizado (valga la redundancia) en esa centralita. Además, parece un buen recurso a la hora de repartir las llamadas entre los distintos niveles de la empresa o encargarse de aquellas que no podemos atender, por cualquier circunstancia.

 

No es de extrañar, entonces, que, para gran parte de los negocios, se trate del mejor modo de tener siempre al día una empresa y, entre otras cosas, rentabilizar de una manera óptima el tiempo de trabajo.

 

Esto es así porque, de alguna manera, permite manejar, de un terminal a otro, nuestra propia empresa y una llamada entrante o saliente, simplemente, pulsando un botón. Se trata de interconectar todos los teléfonos de la compañía en un solo servidor, que servirá de enlace, gestor y guía.

 

centralitas telefónicas

 

Su puesta en marcha es muy sencilla. Con una pequeña inversión inicial, un equipo de profesionales especializados se encargará de instalar todos los elementos necesarios, para que puedas, cuanto antes, tener lista tu propia centralita telefonica de manera cómoda y sencilla. Tras este proceso, lo único que de lo que debes preocuparte es de hacer frente a una cuota mensual, similar a la que todos debemos abonar por nuestros servicios de telefonía móvil, que te dará acceso a una serie de beneficios, como los posibles cambios en el sistema de gestión de llamadas, la actualización de los diferentes equipos, etc.

 

Es interesante destacar que la calidad de las llamadas es la misma que la que ya disfrutamos, cuando alguien se pone en contacto con nosotros a través de nuestro terminal fijo, en casa o nuestro smartphone. Con la ventaja añadida de poder contar con un único servidor, que gestionará toda nuestra actividad telefónica de manera eficiente.

 

Asimismo, existe la opción de encomendar toda nuestra actividad a un solo número público, desde el cual acceder al resto de líneas, sin tener que pasar por varios niveles de llamada.

 

Estos atributos son los que, finalmente, convierten a la centralita telefónica en un elemento que aporta comodidad a tu negocio, además de favorecer su rendimiento y aumentar su rentabilidad.

 

 

Razones para contratar una centralita telefónica

 

Por supuesto, además de por todo lo anterior, existen motivos de peso para tomar la decisión de adquirir una centralita telefónica que mejore la vida de tu compañía.

 

El primero que nos gustaría destacar aquí reside en la posibilidad de atender varias llamadas a la vez. Esto puede parecer simple, pero, más allá de ello, la funcionalidad que te ofrece esta opción te permite acabar con el problema de no poder dar respuesta a varios clientes, al mismo tiempo, por la limitación de terminales y mala gestión de los recursos.

 

Con la centralita una vez en funcionamiento, tener varias líneas conectadas entre sí, poder mantener conversaciones simultáneas (sin ocupar nunca, completamente, el servidor) o la posibilidad de contar con diferentes números para un mismo terminal son unas realidades de las que disfrutarás y que aportarán valor a tu negocio.

 

 

centralita telefónica

 

Otro matiz destacable es el que posibilita la creación de extensiones directas con cada departamento. No es algo menor, como ya indicamos antes, sino que supone un hito que hace factible el hecho de contactar directamente con el departamento correcto, sin tener que derivar al cliente o a alguno de nuestros distribuidores a diferentes compañeros/as, que no hacen más que eternizar la llamada y poner nervioso/a a la persona que está al otro lado del terminal.

 

Este hecho es vital, ya que, en ocasiones, clientes o proveedores de servicios se quejan de la pérdida de tiempo que supone estar esperando a que alguien conteste. Con el sistema de centralita telefónica, es posible acortar de manera significativa el tiempo de recepción de cada llamada. 

 

Sin duda, esto supone mejoras en la experiencia de uso de la persona que se encuentra a la espera, que comprobará de primera mano la rapidez de tu nuevo sistema

 

El servidor inteligente de la central telefónica, por tanto, simplifica la tarea, para que cada área de tu negocio pueda contar con extensión telefónica propia.

 

Sin esta opción, no resultaría asumible que facciones dentro de la actividad de la compañía no se viesen interferidas entre ellas. Este componente se torna elemental a la hora de ahorrar tiempo y rentabilizar con cierto desahogo la jornada laboral, sacando el máximo partido a cada departamento.

 

Finalmente, otra utilidad es que cada una las divisiones de nuestra compañía puede conectarse con cualquier otra de manera interna y sencilla. Así, si recibimos una determinada llamada entrante o saliente, desde cualquier punto de la empresa, transferirla al lugar oportuno, desde el que se le dará precisa respuesta, se convierte en un proceso simple y natural.

 

Esto nos ofrece, además, una grata oportunidad. Una virtud propia del sistema, ya destacada con anterioridad, como es la reducción del tiempo de espera de cada llamada también a nivel interno, lo que mejora la propia comunicación interna de la empresa.

 

 

 

Cuestiones básicas a la hora de contratar una centralita telefónica

 

 

Decidido a dar el paso de tener en tu empresa un servidor telefónico que administre todas las llamadas que llegan hasta tu empresa, es fundamental saber de antemano lo que buscas.

 

Cada solución es solo eso, una alternativa adaptada a las necesidades de cada negocio. Por tanto, es preciso tener en cuenta qué opción de centralita telefonica es la mejor para tu empresa.

 

Este sistema de gestión de llamadas, entre otras muchas cosas, debe contar con la propiedad de la escalabilidad. Este punto es algo básico a la hora de decantarse por un servicio u otro. En primer lugar, porque delimita el número máximo de extensiones y líneas que nuestro negocio es capaz de soportar en un estado primario.

 

Es por todos sabido que es posible empezar un negocio con cinco personas y crecer hasta tener cincuenta empleados. Esto requerirá más infraestructura y, por tanto, la centralita tiene que tener la posibilidad de adaptarse fácilmente a esa realidad y poder ser configurada para poder dar servicio a tu empresa, crezca lo que crezca.

 

 

centralitas

 

Tanto si tu volumen de negocio ha aumentado y el número de empleados conectados al servidor e, incluso, el número de áreas que lo usen se han multiplicado; como si, en cambio, por desgracia, te ves obligado a prescindir de extensiones o líneas.

 

De la misma manera, es posible que quieras reubicar los terminales con los que cuentas en tu empresa, llevártelos a otra nueva sede o contar con la posibilidad de compartir un mismo servicio con varios terminales, al mismo tiempo. 

 

Desde luego, esto debe poder ejecutarse casi de manera automatizada y sin que suponga quebraderos de cabeza ni un problema significativo para el empresario, los empleados o, principalmente y sobre todo, tus clientes o proveedores. Te recomendamos tener esto muy presente, cuando contrates los servicios de una empresa externa que te dé cobertura y se haga cargo de la instalación de tu centralita telefonica.

 

Además de esto, hemos de ser capace de observar el mundo que nos rodea. A fin de cuentas, todos nos movemos dentro de un ambiente cambiante y tu negocio y tú también lo hacéis.

 

Es por esto que, a día de hoy, es importante tomar en consideración que gran parte del tráfico de llamadas existentes se realiza mediante líneas móviles. Por tanto, creemos recomendable que, cuando hagas tu elección y apuestes decididamente por una centralita, pienses que debe ser capaz de integrar esta posibilidad de forma eficiente. Es una cuestión de lógica y, sobre todo, de adaptabilidad.

 

Por último, algo tremendamente importante es que el servicio te ofrezca, además de recibir y emitir llamadas y toda la gestión de la que hemos estado hablando, otro tipo de opciones interesantes para tu negocio, como respuesta automática, música en espera, restricciones de horarios y llamadas entrantes, menús con opciones e, incluso, ciertos datos estadísticos del servicio.