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5 motivos para cambiar de centralita

5 motivos para cambiar de centralita

La tecnología avanza e, inevitablemente, ello se deja notar en el sector de las telecomunicaciones. La centralita de telefonía, que sirve para conectar a distintas personas dentro de un determinado espacio sin necesidad de contratar o abonarse a más números de teléfono, también ha experimentado cambios. Hoy día, estas centralitas permiten organizar de forma muy eficiente las llamadas, tanto entrantes como salientes, de una empresa o un hogar. De esta manera, se pueden optimizar las comunicaciones, sobre todo, de los empleados de una compañía, quienes no tienen que esperar a que el compañero cuelgue el teléfono para poder realizar una llamada.

Antes de dar un paso, es clave conocer las necesidades de la empresa, ya que no todas las centralitas tienen el mismo precio ni ofrecen las mismas posibilidades. Una opción que todo empresario debe tener en cuenta a la hora de cambiar o comprar una centralita es la de la escalabilidad. Es posible que el número de empleados crezca según aumenta la actividad económica. Por ello, contar con una centralita capaz de adaptarse a las nuevas necesidades resultará fundamental de cara al futuro.

No todas las centralitas son iguales

No todas las empresas son iguales. Por ello, cada compañía debe tener muy en cuenta qué tipo de centralita necesita. Se deben considerar aspectos como el tamaño de la empresa, la razón social y económica de la misma, las metas fijadas y el servicio de atención al cliente que va a prestarse. En caso de ser una gran empresa que soporta un alto volumen de llamadas, la compañía debería contar con una centralita capaz de soportarlas sin problemas técnicos de ningún tipo. De ello dependerán numerosos ingresos.

No todas las centralitas son iguales

La ventaja principal: atender a más personas

Sin duda alguna, la principal ventaja de contar con una centralita es poder atender a varias personas sin necesidad de estar abonado a más de un número de teléfono. Los clientes o usuarios que se pongan en contacto con la empresa podrán acceder a más empleados sin necesidad de encontrar una línea que está comunicando de manera indefinida. Mediante una centralita, las empresas pueden crear listas de espera de unos pocos minutos, por lo que el cliente esperará sin problemas a ser atendido al tener la certidumbre de que habrá alguien detrás de ese mensaje dado desde un contestador automático (siempre que haya más llamadas que agentes disponibles).

Empleados siempre localizables

En muchas ocasiones, localizar a un empleado resulta una tarea francamente complicada. Sobre todo, cuando se trata de una empresa de gran tamaño. Por ello, las centralitas resultan una herramienta estupenda para poder comunicarse con un trabajador en concreto. Y es que las centralitas permiten crear extensiones, un conjunto de números de los cuales, al llamar al número de abonado, se debe introducir uno para llegar al teléfono de esa persona de manera directa.

Poder contactar con alguien de manera directa a través de su extensión supone un ahorro de tiempo considerable, ya que no hace falta que la llamada tenga que viajar entre los departamentos en busca de ese empleado, con los riesgos que conlleva, como perder la llamada por motivos que van desde la larga espera al otro lado del teléfono hasta errores a la hora de transferir la llamada (siempre que no haya extensiones), pasando por la posible pérdida del cliente debido a las molestas esperas. Ello se traduce, seguramente, en la pérdida de una venta que, al final de mes, puede suponer muchos miles de euros.

No hace falta comunicarse a gritos

Uno de los principales problemas que afectan a la hora de medir la productividad de los empleados es el ruido. La necesidad de comunicar diferentes aspectos del trabajo y del día a día entre los trabajadores puede derivar en que esas conversaciones acaben a gritos de una punta a otra de la oficina, ya que todo el mundo habla y para escucharse se ven obligados a elevar la voz. Este problema queda resuelto gracias a las centralitas, que permiten contactar con un compañero independientemente del lugar donde se encuentre. Mediante el teléfono, los trabajadores pueden comunicarse entre ellos de una manera muy rápida con solo marcar el número de la extensión.

No hace falta comunicarse a gritos

Independencia: ser propietario de la red de comunicaciones

Otra ventaja a la hora de contar con una centralita física propia es que la empresa se convierte en propietaria de la red de comunicaciones. Su ampliación o no depende exclusivamente del empresario, no de terceros dispuestos o no a invertir en la infraestructura de telecomunicaciones de la compañía. La independencia a la hora de tomar necesidades en este campo resulta crucial de cara al futuro, ya que el crecimiento empresarial no estará reñido jamás con los planes de expansión de las compañías telefónicas.

Sucede lo mismo con el servicio y las averías. Basta que una compañía de telecomunicaciones tenga un problema en su central para que la empresa se quede sin teléfono. Controlar la infraestructura tiene una cosa muy buena. Si la avería la sufre la propia empresa, la capacidad de respuesta será mucho mayor y mejor que la de un proveedor de telefonía. La actividad económica depende de ello y los costes de mantenimiento no suponen una inversión tan alta como para descartar la idea de contar con una centralita física.

Llegados a este caso, si la empresa aumenta su producción y contrata a más empleados que requieran de soporte telefónico, es posible que la empresa necesite una nueva centralita. Si esta tiene mucho tiempo, podría tener problemas de escalabilidad. Es decir, no podrían conectarse más terminales a la línea al no disponer esta de extensiones libres. Las nuevas centralitas están mejor preparadas en este sentido y son mucho más fáciles de configurar. Por ello, si una empresa es propietaria de su sistema de telecomunicaciones, no tendrá problema alguno para cambiarla o ampliarla. Esta independencia en relación con los operadores hace que no haya de pagarse por cada línea nueva asociada u otros servicios, como el fax.

 

si la empresa aumenta su producción y contrata a más empleados que requieran de soporte telefónico, es posible que la empresa necesite una nueva centralita

No hay límites de calidad

Las centralitas físicas prestan también un servicio de mucha mayor calidad frente a otros tipos de centralitas, como las que ofrecen determinados operadores por IP. Tiene que ver con la posibilidad de utilizar filtros de alta definición, que mejoran la calidad del sonido de manera muy clara al disponer de una mayor capacidad de ancho de banda.

Además, los terminales conectados a la centralita permiten también el uso de otras líneas de teléfono. Basta con que tengan lectores a los que insertar las tarjetas SIM. Ello amplía aún más la disponibilidad de los empleados. Igualmente, este servicio no viene incluido en las centralitas más antiguas, por lo que todas las empresas que consideren que tienen amortizados sus equipos pueden comenzar a pensar en adquirir uno. Estarían localizables a través de dos canales, frente al único que plantea el sistema de extensiones.

Una imagen de empresa moderna

Otro motivo para cambiar de centralita reside en una mera estrategia de marketing. Además de todos los beneficios planteados, disponer de una centralita moderna sirve para dar imagen de empresa adaptada a los nuevos tiempos. Disponer de ella hace ver a los clientes que la empresa con la que van a contactar es realmente profesional y que no van a tener problema alguno a la hora de contactar con ella siempre que así lo deseen, independientemente de la causa por la que llamen.

Además, las nuevas centralitas incorporan opciones muy personalizables que permiten dar mensajes de bienvenida a los clientes que llaman por teléfono y músicas y tonos de espera en los que se informa que pronto será atendido por un profesional. Ello sirve para fidelizar a los clientes, que se sienten atendidos pese a estar esperando por ello. Una centralita antigua no incorpora estas funciones, por lo que las posibilidades de retención de esa llamada son menores.

Una imagen de empresa moderna

Y mejora otras claves estratégicas

Las nuevas centralitas vencen a las antiguas por goleada en el campo de las funciones disponibles. Cada empresa debe tener en cuenta su volumen de negocio y el número de empleados que tiene y va a tener en un futuro próximo. Pero las nuevas centralitas ya incorporan de serie diversas opciones que los diseñadores de los antiguos equipos no se atrevían ni a soñar. Desde la posibilidad de derivar una llamada a otro compañero desde el propio terminal hasta la posibilidad de realizar una llamada en grupo, en la que participen distintas personas ubicadas en otros tantos espacios. A ello hay que sumar otras opciones como saber qué número llama, programar una respuesta automática siempre que alguien llame (por ejemplo, cuando el empleado se encuentre fuera de la oficina, ofreciendo otros canales alternativos de comunicación) o desviar las llamadas a otras líneas alternativas.

Disponer de una centralita moderna permite llevar a cabo estrategias de marketing diferenciadas de los competidores, ya que estos terminales pueden personalizarse totalmente al gusto de cada empresa. Así, cada departamento puede plantear sus propias acciones a la hora de gestionar sus relaciones con los clientes, para lo que las centralitas cumplen una función esencial.