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Cómo sacar el mejor partido a las centralitas telefónicas

Cómo sacar el mejor partido a las centralitas telefónicas

Centralitas telefónicas: imprescindibles en las empresas actuales

 

Desde los últimos años del siglo XX, las centralitas telefónicas se han convertido en un equipamiento básico para el funcionamiento de las empresas modernas.

Su uso está directamente ligado al avance de las nuevas tecnologías de la comunicación. Efectivamente, hay empresas que, desde las últimas décadas del siglo pasado, han necesitado implementar comunicaciones que superaran la vía telefónica convencional. Por diversas razones. En primer lugar, por contar con plantillas amplias, pero también por requerir comunicaciones ágiles con sedes lejanas. Estos dos conceptos se imbrican. De hecho, habitualmente, la necesidad estribaba en comunicarse con numerosas personas, a su vez, desplazadas a lugares distintos.

Las dinámicas de las empresas más relevantes, como las multinacionales, requieren, por lo tanto, de tecnologías que permitan una interconexión tan rápida como constante. Disponible en cualquier momento y con facilidad de uso. Además, resulta esencial que el producto final se abarate. En el mundo de las telecomunicaciones, por otra parte, es más sencillo conseguir este objetivo cuando los servicios se ofrecen en dimensiones de gran escala. Esta circunstancia se cumple y permite ofrecer presupuestos ajustados, puesto que se trabaja con unos márgenes amplios y un número de servicios temporales previsible (al menos, a nivel mínimo).

 

centralita telefonica


Estos requisitos los han cumplido, desde hace años, las centralitas telefónicas. Un equipamiento funcional que no puede faltar en ninguna empresa moderna. Grosso modo, su optimización de costes es evidente. En primer lugar, facilitan una reducción sensible de la plantilla, pues no hacen necesario el típico trabajo de ordenanza. Los avisos llegan con la rapidez deseada por los canales de la centralita telefónica. Por otro lado, el ahorro de tiempo y dinero también es notorio en las comunicaciones con los trabajadores que se encuentran fuera de la sede de la central. Solo con pulsar un botón se pueden hacer llegar informaciones rutinarias de todo tipo. No es que no haga falta recurrir a los clásicos envíos postales, sino que también es posible ahorrarse la farragosa faena de redactar algunos correos electrónicos (otros seguirán siendo imprescindibles).


La inmediatez que facilita este servicio también es digna de destacar, puesto que aligerará faenas del día a día. Estas rutinas, además, cuentan con el apoyo de multitud de opciones que los interesados pueden configurar, de manera que programan funciones relacionadas con las llamadas para racionalizar el uso del teléfono.


Aparte del ahorro en materia de plantilla, una centralita telefónica supone una optimización del gasto en llamadas, en relación con las tarifas convencionales de teléfono.


Por último, los más preocupados por la estética han de saber que estos aparatos se venden con líneas estilizadas y personalizadas, las cuales pueden adaptarse a sus instalaciones de destino.

 

Un poco de historia sobre la centralita telefónica

 

La central telefónica clásica se identificaba, especialmente, con el lugar en el que se encontraba el sistema de conmutación de llamadas. En estos centros, se establecían comunicaciones entre miembros de la red de abonados. Se trataba, por tanto, de un concepto ligado a un ámbito territorial y público de usuarios.


La centralita telefónica privada, por su parte, es la protagonista de este texto. Supone una derivación de la central telefónica original, pero su nombre evoca, mayormente, el equipo de conmutación, más que el emplazamiento.

 

centralitas telefonicas


En contraste con las centrales telefónica públicas, las privadas conectan anexos y extensiones. Por ejemplo, dentro de una empresa, aunque también se pueden usar en organizaciones y hogares.
Por otra parte, los anexos y extensiones, gracias al equipo de la centralita privada, comparten troncales y líneas que provee la centralita pública y canalizan la comunicación con el exterior.


Este tipo de equipamiento también se conoce con el nombre de ramal privado de conmutación automática. A grandes rasgos, sus principales objetivos consisten en el manejo de llamadas telefónicas mediante troncales o líneas de las compañías telefónicas públicas y la conexión de ambientes diferentes y aparatos telefónicos.


Las tecnologías vinculadas a las centrales telefónicas privadas han sido diversas. En el siguiente apartado, se comentan.

 

 

Centralitas telefónicas: algunas diferencias entre las analógicas y digitales

 

En efecto, las centralitas telefónicas han podido funcionar, a lo largo de estos años, con distintas tecnologías. Sin que el usuario haya tenido que afrontar cambios bruscos, pues partes de cada sistema han sido compatibles con los modelos posteriores. Esta cuestión es otra ventaja a tener en cuenta.


Las extensiones analógicas han funcionado perfectamente con los teléfonos convencionales. Un ejemplo de ello son los teléfonos inalámbricos tipo DECT. Por su parte, las digitales incluyen una mayor funcionalidad. Se pueden citar, en este aspecto, por ejemplo, los botones de acceso a la función display (con información).

 

telefono inalambrico


Por lo que respecta a las centralitas analógicas, también se les conoce como RTC (Red de Telefonía Conmutada) y RTB (Red de Telefonía Básica). Transmiten voz y datos. En este último caso, en formato fax. Por otro lado, transmiten tantas llamadas normales como líneas se gestionan (cinco, por señalar un caso). Cualquiera de las líneas se podrá conectar a la extensión que sea menester y las extensiones podrán ser conectadas entre sí.


Su instalación permite conectar líneas telefónicas analógicas y distintos aparatos telefónicos de cable o inalámbricos (también de tipo estándar, los cuales pueden adquirirse en cualquier establecimiento del sector). La programación de las funciones necesarias se podrá llevar a cabo mediante la introducción de sencillos códigos que se teclearán desde el teléfono. Entre las funciones seleccionables, destacan las siguientes: identificación de llamada, llamadas internas entre extensiones, transferencia de llamadas externas de una extensión a otra, conferencia a tres, limitación de duración de llamadas salientes, limitación de llamadas internacionales, mensaje de bienvenida (con opción de personalización), desvío de llamadas, discriminación de fax...


Las centralitas digitales reciben también el nombre de RDSI (Red Digital de Servicios Integrados). Al poder transmitir dos llamadas por una misma línea, reducen la necesidad de líneas telefónicas. Aparte, cuentan con una serie de servicios útiles: identificación de llamada entrante, videodatos, grupo cerrado de usuarios, llamada en espera, marcación directa, restricción de llamadas...

 

centralita


También hay que destacar su compatibilidad con módems analógicos. Otro aspecto que debe ser destacado es que las redes digitales necesitan la mitad del tiempo que emplean las analógicas para establecer la comunicación.


En otro orden de cosas, consultar las webs de los fabricantes más reputados (Panasonic, Siemens...) contribuye al acopio de información sobre el aparato que más interesa comprar. A continuación, se citan algunos ejemplos que aún pueden adquirir quienes prefieren estos sistemas de centralización de llamadas a los que ofrece un operador IP:

-Orchid Telecom PABX 206: líneas analógicas para pymes. Implica la gestión de seis extensiones y dos líneas analógicas.
-KX-TEA308: una solución de Panasonic, en la misma línea que el producto anterior, pero con ocho extensiones y tres líneas analógicas.
-Mini Centralita Gigaset DX600A: modelo del campo de la RDSI y al que se pueden conectar hasta seis terminales inalámbricas.

 

Un último aspecto a destacar remite a dos ventajas de las tecnologías desgranadas respecto a la telefonía IP: en caso de corte eléctrico, las centralitas telefónicas analógicas y digitales pueden seguir funcionando. Además, al no requerir datos vía Internet, no corren el riesgo de ser hackeadas o infectadas por virus.

 

Los beneficios, en resumen, de las centralitas telefónicas

 

En los anteriores apartados ya se han ido comentando algunas de las ventajas de las centralitas telefónicas analógicas y digitales, pero vale la pena reseñar qué ventajas generalizadas son características de estos equipos.


La premisa de la que parte la apuesta por una centralita telefónica es considerar cada llamada telefónica como una oportunidad de negocio, es decir: un servicio que se puede optimizar económicamente y una oportunidad de negocio, en términos generales.


Por estos motivos, es natural que quienes dirigen empresas y organizaciones hagan una apuesta por este servicio. Una apuesta por la calidad de sus llamadas. La comunicación, en definitiva, es un aspecto esencial en el día a día de las organizaciones y no conviene escatimar recursos en este aspecto.

 

negocio


Respecto a la síntesis de los beneficios más perceptibles, es posible empezar por la capacidad de compartir números limitados de teléfono. Las llamadas entrantes pueden acceder a cualquier extensión y, desde dentro de la organización, también es viable redirigir estas llamadas.


Además, todo el personal de la plantilla autorizado para ello puede, gracias a la centralita telefónica, hablar entre sí.


Aparte, cabe señalar la posibilidad de configurar más opciones de uso, algunas de las cuales son, especialmente, útiles para conferencias y reuniones: operadoras automáticas, alarmas, buzón de voz, control del coste, estadísticas, grabación de llamadas, marcación abreviada, candado electrónico, monitoreo de extensiones por tipos llamadas realizadas y volúmenes...


Un ámbito que sobresale por su requerimiento de centralitas telefónicas es el hotelero. Sirven, en estos casos, a los clientes para contactar con el servicio de habitaciones o llevar a cabo otro tipo de llamadas.


En definitiva, las ventajas de estos equipamientos son diversas. Se trata de funciones que hacen más fácil la vida de las empresas. Sin embargo, conviene informarse correctamente, de cara a contratar el mejor servicio. De hecho, la versatilidad de estos aparatos permite optar por configuraciones que se adapten a las oportunidades de negocio concretas.