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10 criterios a tener en cuenta antes de comprar software de telefonía

10 criterios a tener en cuenta antes de comprar software de telefonía

 

Un softphone y un software de telefonia, en general, se han revelado como productos que cuentan con gran aceptación en el mundo empresarial. No en vano, resultan fundamentales en empresas grandes, ya que permiten automatizar distintos procesos de comunicaciones al interno de las sedes y en su relación con actores exteriores.

 

Por otro lado, la variedad de la gama de productos asociados a los softwares de telefonía es amplia, de manera que las firmas pueden optar por los que se adapten a sus necesidades concretas. No se trata solo de centralitas, con sus funciones habituales: dictado telefónico, contestador automático, asignación de rutas de llamadas... También se barajan productos vinculados, por ejemplo, al software CTI (Computer Telephony Integration (Integración de Telefonía Informática, en inglés).

 

Por lo tanto, también se incluyen servicios que fusionan softwares y programas con servidores u ordenadores. Este software telefónico, más allá de cuestiones relacionadas con las llamadas, también sirve para manejar, a modo de herramienta de gestión, datos de vital importancia para el funcionamiento cotidiano de una empresa.

 

 

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A continuación, repasaremos una serie de requisitos que se han de tener especialmente en cuenta a la hora de hacerse con un software de telefonía.

 

Abaratamiento de la factura telefónica


No cabe duda de que reducir costes en el apartado de la factura telefónica es un objetivo de optimización de cualquier empresa. Lo comparten, de hecho, tanto las que aún están ancladas en el sistema convencional como las que se han adentrado en el ámbito digital. En ambos casos, lógicamente, es posible ahorrar. Las empresas han de realizar cotidianamente llamadas, por lo que este flujo continuo de comunicaciones telefónicas permite a las operadoras manejar precios de escala, lo que favorecerá, en este caso, a las empresas. Estas necesidades se vuelven más perentorias en las firmas que poseen diversas sedes lejanas entre sí. No en vano, también suelen querer aunar las ventajas de movilidad y comodidad de la telefonía móvil con las económicas de la telefonía fija (tarifas más beneficiosas, eliminación del establecimiento de llamada...).

 

Optimización de recursos

 

La integración de servicios telefónicos y computadoras no solo consigue un abaratamiento de las tarifas telefónicas, sino que también significará una reducción general de costes, gracias a la funcionalidad de los dispositivos. Estos dispositivos dotan a la empresa de una mayor versatilidad en sus comunicaciones. Por lo tanto, implican un descenso en los costes de plantilla: menos operarios pueden llevar a cabo las mismas faenas de comunicación. No hay que olvidar que estos softwares son compatibles con numerosos soportes y formatos de comunicación (tablets, smartphones, ordenadores...). Como la voz se transmite en forma de paquetes de datos, hay que tener en cuenta que cualquier lugar con conexión a Internet es un sitio válido para las comunicaciones de la empresa.

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Instalaciones livianas o innecesarias

 

Los modernos sistemas de software de telefonía no se caracterizan por sus aparatosas instalaciones, en comparación con, por ejemplo, las centralitas que se estilaban en el pasado. De hecho, la conexión de datos facilita que, directamente, estas tecnologías se puedan adosar a otras preexistentes. En este aspecto, se evitan los siempre molestos entramados de cables: el software de telefonía puede encarnarse en programas y aplicaciones. Está, además, dondequiera que esté la conexión a Internet. Esta cuestión, de hecho, se revela como de máxima utilidad para determinados trabajadores que, actualmente, han de llevar a cabo sus labores mediante continuos viajes.

 

Versatilidad de conexiones y formatos


En primer lugar, hay que reseñar que estos softwares de telefonía pueden funcionar mediante cualquier proveedor de Internet de banda ancha. Este tipo de conexión a la red, por su parte, puede ser WiFI, 3G, 4G o satélite. No es baladí la cuestión de la clase de conexión por la que se opta; no se debe escatimar en este aspecto, ya que la calidad del servicio de llamadas dependerá, en gran medida, de la conexión a Internet.


Otro factor que incidirá en la comodidad relativa a las comunicaciones de la empresa estriba en la diversidad de canales que se pueden emplear. Por ejemplo, el hecho de la compatibilidad del software de telefonía móvil con los smartphones o teléfonos inteligentes favorecerá el abanico de posibilidades y confort del usuario trabajador.

 

Diversas funciones para facilitar el trabajo


Por lo que respecta a la gestión de las comunicaciones, esta cuenta con una serie de opciones que vienen a potenciar determinadas rutinas. La finalidad estriba en la automatización y aligeramiento de ciertas tareas. Por ejemplo, se incluyen menús amplios, con todos los registros de datos y ajustes que requiera el cliente. Asimismo, el software de telefonía comprende servicios como el buzón de voz, servicio de doble llamada o uso como línea primaria o adicional. Por otro lado, el nivel profesional característico de algunas empresas hace necesarias funciones como la grabación de llamadas, transferencia y conferencia. Todas estas ventajas, por último, pueden ser disfrutadas desde interfaces fáciles de configurar e intuitivas, de manera que los procesos se mecanicen con precisión.

 

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Agilidad en el punto de venta


El terminal punto de venta (TPV) constituye uno de los puestos más relevantes de una empresa, especialmente en las pymes. El manejo de la información que se baraja en esta fase del trabajo empresarial, tanto de entrada como de salida, resulta fundamental para el cumplimiento de sus objetivos. En primer lugar, la presentación de los datos ha de ser intuitiva y funcional, de forma que las ventas se cierren con las menores dificultades. Por otro lado, paralelamente a la realización de las ventas, el sistema de almacenaje de datos deberá ser suficientemente potente para presentar, a posteriori, estadísticas útiles sobre clientes y productos. De esta manera, el análisis que facilitan estas aplicaciones posibilitará establecer estrategias de ventas que se centren en acercar los indicadores de oferta y demanda.

 

La importancia de un software de gestión

 

Contar con un instrumento que sirva para contrastar, de manera integral, los datos que se manejan en una empresa resulta básico para gobernarla con éxito: ningún proceso ha de quedar a la improvisación. En este sentido, se requieren fichas e informes recabados con el máximo rigor cualitativo y cuantitativo. Los artículos de la empresa, por otra parte, tendrán un historial totalmente controlado en todas las fases de su proceso de producción y venta, como si de un recorrido por su trazabilidad se tratara. Al fin y al cabo, esta información habrá de repercutir en una toma de decisiones razonable, la cual servirá para poner en marcha cambios que impliquen mejoras en la optimización de recursos y resultados de la empresa

 

Una política de precios adaptada a la realidad


La fijación de los precios constituye una de las políticas más complicadas y, a la vez, de mayor relevancia de una empresa. Por eso conviene tener, en el marco del software de telefonía, un asistente que facilite el cálculo de tarifas. De esta manera, fidelizar al cliente se convertirá en un objetivo más sencillo, ya que será posible lanzar ofertas y promociones que estimulen las pautas de consumo del target. Estas configuraciones permiten un análisis global de los beneficios de cada operación, por lo que se podrán desechar fácilmente las ofertas de precios que se encuentren por debajo de los criterios de rentabilidad mínimos. Por último, esta política de precios también conlleva la simplificación y el cálculo automático de comisiones y liquidaciones.

 

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Las operaciones de la empresa, en tiempo real


Otro beneficio característico de los sistemas de software de telefonía estriba en la agilidad inherente a los dispositivos que funcionan con conexión de datos. De hecho, esta interconexión en tiempo real supone una de las revoluciones de las nuevas tecnologías. La inmediatez de recibir datos lejanos se combina con un análisis exhaustivo de las funciones y procesos de la empresa. Merced a estas evaluaciones de datos, es posible optar por decisiones que, en todo caso, respondan a criterios de rentabilidad. Todas las fases de la producción, desde la entrada de materias primas y hasta la gestión del stock, se beneficiarán del cruce de datos en tiempo real. En definitiva, se mejorará el servicio al cliente y se optimizarán los recursos empleados.

 

 

El mantenimiento como un servicio esencial


Los directivos de cualquier empresa seria toman conciencia de la necesidad de que sus equipamientos y servicios funcionen sin cesar. En este sentido, una previsión de problemas no resulta suficiente, en ocasiones, para evitar disfunciones en el mecanismo normal de aparatos y procesos. Por lo tanto, antes de comprar un software de telefonía, vale la pena asegurarse la garantía de un servicio de mantenimiento que actúe con la profesionalidad y los medios requeridos. Además, su capacidad de resolución de problemas ha de estar disponible las 24 horas del día, ya que las actividades de la empresa no pueden detenerse. Por lo tanto, la urgencia se ha de unir a criterios de geolocalización de los técnicos, de forma que se asegure la resolución rápida de incidencias.


En definitiva, solicitar presupuesto para elegir un software de telefonía se ha revelado como una solución funcional para optimizar procesos de comunicaciones y gastos de las empresas.

 

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