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El softphone, pieza clave en nuestra empresa

El softphone, pieza clave en nuestra empresa

 

Mejorar las comunicaciones de nuestra empresa con una centralita moderna puede ayudarnos a optimizar las relaciones con nuestros clientes. La última tendencia es utilizar los sistemas de datos digitales, conocidos como VoIP, para que esta comunicación sea eficaz y pueda competir en calidad con el modelo que existía hasta ahora a través del cable telefónico. Esto es lo que se conoce como softphone, que combina software y telefonía.

 

Se trata de una aplicación multimedia que ofrecen las mencionadas operadoras VoIP para dar al usuario el poder de realizar llamadas desde su PC u otro hardware que permita su configuración. El softphone, una combinación entre software y telefonía, está enfocado a que las comunicaciones funcionen correctamente y remitan a un terminal principal que será el que haga las funciones de centralita.

 

Esta mezcla de teléfono y software, capaz de convertirse en una verdadera centralita pero sin cables, está llegando a las nuevas empresas de una manera definitiva. La misión es conseguir que las nuevas tecnologías se vayan fusionando y que, de cara a un futuro no muy lejano, se consiga establecer un binomio ideal para la consecución de los fines productivos a los que está destinada la misma, es decir, proporcionar una centralita de atención al público, los clientes, etc.

 

El softphone es, en definitiva, un sistema que nos permite transformar una llamada, además de en voz, en datos e imágenes. Los importes de estas llamadas suelen ser reducidos, incluso gratis a veces, si se realizan de una manera casera y de ordenador a ordenador, que es actualmente el servicio que más se utiliza y el más popular.

 

 

¿Cómo podemos aprovecharlo?

 

Pongamos un ejemplo. Los propios móviles se pueden vender desde centralitas asociadas a los mismos; a su vez, estas centralitas tienen acceso a internet y a una enorme base de datos de clientes a los que puede proporcionar información eficaz de una manera rápida y económica. La consulta en la base de datos, que es capaz de crear este mismo software, sería inmediata: el teléfono al que va dirigido, el departamento, etc.

 

Esta tecnología sobre el uso de la telefonía sobre el IP también se conoce como ToIP, es decir, un teléfono adaptado -tal y como pasaba con la voz a través de las ondas-, a los impulsos digitales que proporciona la red. Esta sencilla adaptación ayuda a mejorar la percepción que los clientes tienen a la hora de contratar un servicio o comprar un producto, por la inmediatez en satisfacer esa necesidad de una manera clara y precisa.

   
Aprovecharlo

 

Todos conocemos programas de voz como Skype o Windows Messenger, que utilizan la red para prestar un servicio hasta ahora exclusivo de las compañías telefónicas. Esta tecnología basada en la integración estaría, en este caso, apoyada por empresas especializadas. Como vamos viendo, lo que impera son dos aspectos para mejorar el rendimiento productivo sin costes adicionales. Se trata, por un lado, del software necesario para trabajar esta centralización de la comunicación empresarial y, por otro, la imprescindible telefonía, que previamente se ha adaptado a las necesidades que estábamos buscando.

 

Los expertos nos explicarán cómo se llega a esta capacidad de control sin necesidad de que los empleados gasten, por su parte, su tiempo en comprender una tecnología que viene integrándose en múltiples empresas casi de forma intuitiva. Sobre esta base, volvemos a explicar que los modelos simples ya existían en el mercado, como los ya mencionados chats múltiples y de voz, que otras empresas dedicadas a la creación de estas herramientas nos han proporcionado.

 

 

¿Cómo funcionan los softphones?

 

Los softphones forman parte de una tecnología más compleja que los meros Skype o Messenger; se trata de la conocida como CTI o Integración de la Computadora para la Tecnología. Normalmente, esta integración se hace a través de un centro de llamadas: la centralita, que recibe y comunica las mismas.

 
Softphone

 

Algunos softphones funcionan exclusivamente con aquellos softwares. Estos teléfonos se comunican a través de una red de área Local (LAN) con distintos tipos de ramales privados, lo que se conoce como PBX o PABX. La computadora usa un directorio de clientes para controlar en su pantalla quién está realizando la llamada, lo que proporciona al interlocutor la información sobre ella: datos de domicilio, lugar geográfico o localización, cargo que ocupa en la empresa de la que llama... Es decir, información útil para que el receptor sepa quién es la persona a la que va a atender antes de descolgar.

 

 

Implantación del softphone

 

La potencialidad de esta herramienta es lo que ha llamado a muchas empresas de telefonía a implantarla; es un servicio adicional a lo que ya ofrecen dentro de su múltiple oferta de integración sobre las telecomunicaciones, un servicio a veces sin coste añadido y que aporta a las empresas una ventaja que permite competir en un mercado cada vez más globalizado, cuyos clientes no solo están dentro del área más próxima, sino que abarcan entornos accesibles e interesantes para la distribución.

 

Entre las empresas que han empezado a ofrecer estos servicios de una manera individual, podemos citar el caso de Orange. El softphone de esta compañía ofrece la posibilidad, a través del smartphone, de convertir este terminal en receptor de las líneas fijas y móviles que se hayan contratado.

  
Smartphone 

 

Tendencias de futuro

 

A estos servicios de softphone se les van sumando características que la nueva tecnología ya ofrece, entre ellas, por ejemplo, la de la “doble llamada”, una posibilidad más entre las miles que ofrece esta integración y que a través de un teléfono sin computadora sería imposible.

 

Para utilizar los primeros inventos de esta nueva tecnología de la comunicación, como para casi todos los métodos de mejorar la calidad de múltiples aplicaciones informáticas, existen programas de software que se pueden descargar, de manera a veces gratuita, de la red.

 

Uno de ellos es el conocido como Express Talk, softphone VoIP. Las llamadas telefónicas en este caso se realizarán desde el PC o Mac, pero además incluyen la posibilidad de realizar una conferencia, pudiéndose configurar, con este programa, hasta 6 líneas teléfonicas. Existen, como en casi todo este tipo de software, versiones gratuitas con las que se puede ensayar desde casa.

 

Software gratuito

 

Estos programas caseros incluyen música en espera, el registro de la llamada entrante, una guía telefónica de marcación rápida e integración con contactos de otras guías ya utilizadas en la computadora.

 

En cuanto a su calidad, se caracterizan por la cancelación del eco y la reducción de ruido, entre otras opciones. Asimismo, incluyen la posibilidad de llamar a teléfonos de emergencia de una manera inmediata, se pueden utilizar con auriculares, micrófonos o cámaras web, además de altavoces y otros soportes externos que mejoren la calidad del sonido y la comunicación.

 

El consumidor, en todo caso, será el que configure a su gusto, siempre dentro de sus necesidades, qué es lo que prefiere para adaptar este sistema dentro de su empresa: si la llamada en espera, u otros filtros tecnológicos de ambiente.

 

 

¿Es fácil de utilizar para cualquiera?

 

Estos programas, de manera general y en el ejemplo que hemos expuesto, son bien simples y fáciles de usar. La sencilla comprensión de sus interfaces posibilita su uso doméstico y profesional, ya que al igual que los teléfonos convencionales, poseen un teclado, pero en este caso virtual. Se puede alternar su uso con otras tareas que en ese momento estés realizando con la computadora, por los servicios click-to-dial o llamada en espera IP.

 

En el caso de las llamadas gratuitas, hasta la fecha solamente es posible efectuarlas entre usuarios de las mismas operadoras VoIP, ya que en un sentido práctico es como intercambiar correos electrónicos.

 

La razón de la imposibilidad de intercambiar información entre operadoras VoIP es que cada una tiene un softphone propio. Sin embargo, estas operadoras cobran una tasa generalmente más baja que las de la telefonía tradicional y cada una ofrece planes diferentes según las necesidades de la empresa. Sus planes son tan diversos como los de la telefonía móvil, ya que pueden incluir servicios de llamadas ilimitadas, por ejemplo, o paquetes de prepago. A partir de aquí, y para utilizar de este tipo de software, el mercado ofrece una amplia gama de teléfonos, con conexiones USB para la computadora.

 

 Facil uso

 

Existen tiendas especializadas en este reto empresarial, una nueva tendencia que será clave en los próximos años: una centralita a disposición del que la necesite, con una capacidad de almacenamiento de información propia de la era en la que estamos viviendo. En definitiva, supone la integración perfecta para el desarrollo de todo tipo de negocios, sobre todo para aquellos cuyo eje gire en torno al conocimiento de sus clientes.

 

Internet es ya de por sí una enorme base de datos en la que cabemos todos y ahora le toca a la telefonía participar en este festín global para alcanzar, ordenada y eficazmente, un destino acorde a su finalidad u objetivos. El softphone tendrá que colocarse en el mercado de una manera sólida y este reto, que implica obtener respaldo de esta tecnología por parte del mundo profesional, puede hacerlo posible. Lo decepcionante sería que no ocurriera así.

 

 

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